IT Business Analyst wajib tahu tools yang sering digunakan dalam proyek IT. Artikel ini membahas tools utama IT Business Analyst, kelebihan, kekurangan, output, serta apakah tools tersebut gratis atau berbayar.
Kenapa IT Business Analyst Harus Menguasai Tools?
Sebagai IT Business Analyst, tools adalah “senjata utama” dalam menjalankan pekerjaan sehari-hari.
Tanpa tools yang tepat, proses analisis kebutuhan, dokumentasi, sampai komunikasi dengan stakeholder bisa jadi berantakan.
Tools IT Business Analyst membantu kita untuk:
- Mendokumentasikan kebutuhan sistem
- Menganalisis data dan proses bisnis
- Membuat diagram dan flow sistem
- Mendesain wireframe atau mockup
- Berkolaborasi dengan tim dan client
Di artikel ini, saya akan bahas tools yang paling sering dipakai IT Business Analyst, mulai dari tools utama sampai alternatifnya.
1. Microsoft Word
Microsoft Word adalah tools dokumentasi paling dasar dan paling wajib bagi IT Business Analyst. Hampir semua dokumen BA dibuat menggunakan Word.
Biasanya digunakan untuk:
- BRD (Business Requirement Document)
- FSD / SRS
- Meeting Notes
- Dokumen UAT
Kelebihan
- Hampir semua perusahaan pakai
- Mudah digunakan
- Format dokumen fleksibel
- Mudah dibagikan ke stakeholder
Kekurangan
- Kurang cocok untuk kolaborasi real-time
- Dokumen bisa berantakan jika tidak pakai template
Output yang Dihasilkan
- Dokumen requirement
- Dokumen spesifikasi sistem
- Dokumen UAT
Berbayar / Free
- Berbayar (Microsoft Office / Microsoft 365)
2. Microsoft Excel
Microsoft Excel digunakan oleh IT Business Analyst untuk olah data, list requirement, dan tracking project.
Excel sering dipakai untuk:
- Requirement list
- User story list
- Data mapping
- Simple reporting
Kelebihan
- Sangat fleksibel
- Cocok untuk data & tabel
- Banyak formula membantu analisis
- Hampir semua stakeholder familiar
Kekurangan
- Tidak cocok untuk visual flow
- Bisa error kalau salah formula
Output yang Dihasilkan
- Tabel requirement
- Data analysis
- Tracking status project
erbayar / Free
- Berbayar (Microsoft Office / Microsoft 365)
3. Microsoft Visio
Microsoft Visio adalah tools diagram profesional yang sering dipakai IT Business Analyst untuk membuat flow sistem dan diagram proses.
Biasanya digunakan untuk:
- Flowchart
- Business Process Diagram
- UML Diagram
- System Architecture Diagram
Kelebihan
- Diagram rapi dan profesional
- Banyak template siap pakai
- Cocok untuk dokumentasi formal
Kekurangan
- Harga cukup mahal
- Tidak semua perusahaan punya lisensinya
Output yang Dihasilkan
- Diagram proses bisnis
- UML Diagram
- System Flow
Berbayar / Free
- Berbayar
4. Draw.io (diagrams.net)
Draw.io adalah alternatif Visio yang gratis dan sangat populer di kalangan IT Business Analyst.
Tools ini sering dipakai untuk:
- Flowchart
- System flow
- UML Diagram
- Diagram sederhana sampai kompleks
Kelebihan
- Gratis
- Bisa online dan offline
- Integrasi dengan Google Drive & Confluence
- Mudah digunakan
Kekurangan
- Tampilan tidak se-premium Visio
- Fitur advanced terbatas
Output yang Dihasilkan
- Flow sistem
- Diagram proses bisnis
- UML Diagram
erbayar / Free
- Free
5. Balsamiq
Balsamiq adalah tools wireframing yang fokus pada low-fidelity mockup. Cocok untuk IT Business Analyst yang ingin fokus ke flow, bukan desain visual.
Biasanya digunakan untuk:
- Wireframe aplikasi
- Diskusi awal dengan client
- Validasi flow sistem
Kelebihan
- Simple dan cepat
- Fokus ke struktur, bukan desain
- Mudah dipahami stakeholder non-teknis
Kekurangan
- Tidak cocok untuk high-fidelity design
- Tampilan terkesan “kasar”
Output yang Dihasilkan
- Wireframe low-fidelity
- Sketsa tampilan sistem
Berbayar / Free
- Berbayar (trial tersedia)
6. Figma
Figma adalah tools desain UI/UX berbasis cloud yang paling populer saat ini. Banyak IT Business Analyst menggunakannya untuk kolaborasi dengan UI/UX Designer.
Digunakan untuk:
- Wireframe
- Mockup
- Prototype
- Review UI sistem
Kelebihan
- Kolaborasi real-time
- Bisa diakses via browser
- Versi gratis cukup powerful
- Banyak template & community resource
Kekurangan
- Perlu adaptasi untuk pemula
- Bisa berat untuk device tertentu
Output yang Dihasilkan
- Wireframe
- Mockup UI
- Prototype aplikasi
Berbayar / Free
- Free & Berbayar
Tools Alternatif Lain untuk IT Business Analyst
Selain tools utama di atas, berikut beberapa tools alternatif yang sering dipakai:
🔹 Google Docs & Google Sheets
- Alternatif Word & Excel
- Cocok untuk kolaborasi real-time
- Gratis
🔹 Lucidchart
- Alternatif Visio
- Cocok untuk diagram & flow
- Free & Berbayar
🔹 Miro
- Whiteboard online
- Cocok untuk brainstorming & workshop
- Free & Berbayar
🔹 Notion
- Dokumentasi + knowledge base
- Cocok untuk startup & agile team
- Free & Berbayar
🔹 Jira / Trello
- Tracking task & requirement
- Cocok untuk Agile project
- Free & Berbayar
Tools Mana yang Wajib Dipelajari Dulu?
Kalau kamu pemula atau fresh graduate, saya sarankan mulai dari:
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Draw.io
- Figma (basic)
Tools lain bisa menyusul seiring pengalaman.
Tools hanyalah alat. Yang paling penting dari IT Business Analyst tetap cara berpikir, komunikasi, dan kemampuan analisis. Tapi dengan menguasai tools yang tepat, pekerjaan IT Business Analyst akan Lebih rap, Lebih profesional, Lebih dipercaya stakeholder
👉 Baca artikel menarik lainnya seputar IT Business Analyst dan Project IT di website ini
👉 Follow sosial media saya untuk tips karier, tools, dan sharing pengalaman dunia IT
👉 Cek produk digital saya di homepage website (template BA, eBook, dan tools siap pakai)
Kalau kamu serius mau berkembang sebagai IT Business Analyst, mulai kuasai tools-nya dari sekarang 💪
